Come Realizzare Webinar Aziendali di Successo

come realizzare un webinar aziendale

 

Oggi molte delle comunicazioni, delle informazioni e dei piccoli training che si effettuano in Azienda sono realizzati tramite Webinar Aziendali. In pratica, ci si collega con PC, tablet o telefono via Skype o WebEx o GotoWebinar o altro strumento tecnologico, e si realizza una sessione Informativa e/o Formativa remota.

Nota: esistono anche i Webinar di Proposta Commerciale aperti a chiunque o a specifici utenti, ma in questo spazio parlerò nello specifico dei Webinar Aziendali, ovvero quelli svolti per dipendenti o collaboratori di una determinata azienda.

In generale in un Webinar si ha un Presentatore (=chi parla, ma possono essere più di uno) e un gruppo di Partecipanti (=chi ascolta). Il succo del Webinar è generalmente svolto da una Presentazione Powerpoint o similare commentata dal Presentatore, allo scopo di informare o formare l’audience.

->Ma Come si Realizza un Webinar di Successo?

Questi sono 7 Passi Importanti per realizzare un Webinar Aziendale di Successo.

1 Prova la Piattaforma Tecnologica Prima di inviare gli Inviti

Spesso le piattaforme tecnologiche hanno problemi o modalità di interazione con le quali non ci eravamo confrontati. Provarla prima (magari con un altro PC o un altro utente) permette di verificare il ciclo di presentazione end-to-end, e aiuta a comprendere se possono esserci problemi dovuti alla visualizzazione della Presentazione, alla voce del formatore, alle domande, alla latenza della rete etc. Inoltre ti permette di verificare se l’audio è correttamente allineato nei due possibili canali (il Partecipante e il Presentatore possono connettersi tanto tramite canale audio/video su IP via PC/Tablet, quanto via telefono o viva voce).

2 Scegli un luogo Isolato

Erogare un Webinar in un Open Space o in un luogo aperto ai rumori circostanti è quanto di peggio si possa fare perché un audio disturbato è un invito implicito a non prestare attenzione ad un Webinar. Meglio recuperare una Saletta Riunioni Isolata o una delle piccole Chat Room che permettono di ridurre il disturbo audio dovuto ai rumori esterni. Se possibile scegli una di quelle sale dotate di pannelli fonoassorbenti che permettono anche di ridurre l’espansione della voce del Formatore verso le altre aree aziendali.

3 Arriva Almeno 30 Minuti Prima

Prima di ogni Webinar può sempre accadere di tutto: ritardi, anticipi, cambiamento in corsa dei partecipanti, del materiale, delle modalità di accesso, problemi nella Prenotazione delle Aule, problemi tecnologici o di sostituzione di PC, telefoni, cuffie. E in caso di problemi non immediatamente risolvibili, è necessario andare al di fuori dei tempi o rischedulare l’intervento, entrambe alternative poco auspicabili. Un anticipo di 30 minuti (un’ora se possibile) ti permette non solo di verificare l’elenco dei presenti e di testare la funzionalità dell’attrezzatura, ma ti fornisce un cuscinetto che ti aiuta a gestire eventuali problemi last minute.

4 Presentati

Non sempre le persone sanno Chi Presenta il Webinar. Hanno ricevuto un caldo invito (=ordine) di partecipazione spesso stringato ad un Webinar guidato da un potenziale sconosciuto, che può essere un presentatore aziendale o un formatore esterno. Ecco perché è importante prima di tutto che tu ti presenti, spiegando chi sei, per quale azienda e in quale ruolo lavori,  per poi dare qualche breve informazione di attinenza rispetto al Webinar.
Questo ti permette di creare Rapport con i Partecipanti. Particolarmente utile se non hanno la tua immagine né il ritorno video dalla Webcam.

5 Vendi il Perché dovrebbero ascoltarti

Importantissimo è “Vendere” ovvero spiegare la ragione per cui le persone dovrebbero starci ad ascoltare per un periodo di qualche decina di minuti della loro vita. Il fatto che siano retribuite dall’azienda per assistere al Webinar stesso è un fattore igienico (ovvero di bassa motivazione). E quindi non sufficiente in un’Era dell Disattenzione come l’attuale. E’ necessario potenziare tale motivazione per aiutarle ad investire la propria attenzione nell’interazione. E la ragione principe è il beneficio che ne otterranno a stare ad ascoltare attentamente questo Webinar. Ad esempio: “in questo Webinar impareremo a gestire al meglio il nostro tempo” o “riusciremo a relazionare la nostra attività giornaliera in soli cinque minuti”.

6 Usa una Voce Calma e Cadenzata

L’unica cosa che separa un utente remoto da una caduta nell’Attenzione Parziale Continua (=giochicchiare con lo smartphone o fare altro mentre ascolta il Webinar) è la voce del Presentatore. Deve essere Calma, Persuadente, Cadenzata, in modo da non annoiare e non perdersi l’audience. Esitazioni ehm… vediamo…. ora non so bene che succede…. vanno bandite e rimpiazzate con una esposizione chiara e pulita. E’ straconsigliabile  preparare e simulare prima la Presentazione in modo da verificare di avere chiarezza espositiva e polmoni a sufficienza per riempire il vuoto con la nostra voce. Se possibile usa 5 minuti che ti sarai riservato prima del Webinar per fare allungamenti e scioglimenti vocali.

7 Rispondi a Tutte le Domande

Le Domande sono spesso l’unico Feedback che può aiutarti a comprendere l’allineamento dei Partecipanti al Webinar. Durante o al termine dell’Esposizione, riservati almeno uno spazio per stimolare l’Audience a farti domande. Se ti sei davvero preparato, non avrai problemi a rispondere per quanto di tua Competenza. E ricordati di segnarti anche le Domande che non siano di tua Competenza, ripromettendoti di girarle a chi di dovere, il quale successivamente invierà le risposte all’Audience stessa.

 

 

 

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